インタビュー運用では、取得目的の明示・同意取得・安全管理・第三者提供の管理を徹底することが重要です。
特に、個人情報や企業秘密、録音・録画データを扱う場合は、誰の情報を何のために、どこまで使い、いつまで保管するかを事前に説明し、同意書や案内文に明記します。
- 利用目的を具体的に特定する: 個人情報は、あらかじめ具体的に特定した利用目的の範囲内で利用し、目的外利用には追加同意を取ります。
- 同意書で取り扱い条件を明示する: 収集データの保管方法、公開範囲、利用期限、第三者提供の有無を示し、回答者が納得できる形で合意を得ます。
- 匿名化・非特定化を優先する: 匿名性が必要な調査では、個人が特定できない形で集計・公表する旨を説明し、氏名・所属・顔が分かる情報の扱いに注意します。
- 録音・録画・撮影の同意を別途確認する: 顔や音声が含まれる映像は個人情報になり得るため、録音・録画の可否や後日の視聴・提供可否を明確にします。
- 安全管理措置を講じる: 漏えい防止のため、暗号化、アクセス制限、保管ルール整備などの安全管理を行います。
- 第三者提供を管理する: 本人以外への提供は原則同意が必要で、提供記録の作成・保存も求められます。
- 委託先・参加者の行動ルールを定める: インタビュー内容の口外禁止、対象者の検索禁止、無断録音禁止など、運用ルールを事前に周知します。
- 開示・訂正・利用停止への対応を準備する: 本人からの請求に応じられる体制を整えます。
実務では、インタビュー開始前に「目的・録音有無・匿名化方針・保管期間・第三者提供・問い合わせ窓口」を1枚で示すと、運用ミスと認識違いを減らしやすいです。
